主持人:各位网友,上午好!欢迎登录“中国大连”政府门户网站“在线访谈”!

主持人:今天我们邀请到市档案局档案资料管理处处长于成福、档案查阅处副处长吴丽娜、经济科技档案业务指导处主任科员隋珺做客本期访谈,围绕“保管档案内容及查阅利用要求”这一主题,与广大网友进行在线交流。

主持人:欢迎各位嘉宾做客本期访谈。

嘉宾:主持人好,各位网友大家好,很高兴有机会通过这个平台与大家进行交流。

主持人:首先请嘉宾介绍一下,市档案局(馆)的基本职责有哪些?

嘉宾:大连市档案局是《中华人民共和国档案法》在大连地区的执行主体,是全市档案事业的行政管理机关;大连市档案馆是负责接收、征集、整理、保管全市分管范围内的档案资料的基地。市档案局与市档案馆实行一个机构、两块牌子的管理体制,受市委、市政府委托,主要承担以下职责:(1)贯彻执行党和国家方针政策和有关法律、法规;(2)制定全市档案事业发展计划和档案工作规章制度,并组织实施;(3)监督、指导全市的档案工作,依法查处档案违法行为;(4)组织、指导全市档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训;(5)负责接收、征集、整理、保管分管范围内的档案资料,推进档案工作的科学化管理和现代化建设,大力开发档案信息资源,为社会提供利用和服务;(6)完成市委、市政府及国家、省档案局交办的其他任务。

主持人:市档案馆主要保管哪些档案?

嘉宾:市档案馆主要保管大连市市直机关各单位、部分破产及产权变动企业的档案。其内容包括:1905至1945年形成的部分旧政权档案;1945年10月至1949年形成的革命历史档案;中华人民共和国成立后形成的现行机关档案;部分破产及产权变动企业形成的文书和财会档案等。

主持人:有哪些特色档案?

嘉宾:大连市档案馆馆藏档案最早形成时间为1787年(清乾隆52年),馆藏资料的最早形成时间为1899年,比较有特色的馆藏档案有:自俄罗斯征集回来的填补大连建市初期历史档案空白的俄文档案;从俄罗斯国家影像档案馆征集的反映苏联红军进驻旅大的电影胶片等反映大连解放历史瞬间的历史档案;1945年10月至1949 年建国前,大连地区党组织和党领导的政府及工会、青年团、妇联等群众团体形成的档案;1905-1945年日本侵略大连期间形成的纸灰档案、玻璃底片档案等;反映大连风情的老照片档案等。

主持人:除市档案馆外,全市还有哪些档案馆?主要保存哪些档案?

嘉宾:按照《中华人民共和国档案法》的规定,大连市档案工作实行统一领导、分级管理的原则,除大连市档案馆外,还有10个区市县综合档案馆,分别保管其行政区域内机关、团体、企事业单位及撤销单位的档案和资料;1个国家专业档案馆,即大连市城市建设档案馆,主要保管全市城市建设档案和城市建设信息、地下管线普查档案等。另外,全市还有600多个县团级以上机关、团体、企事业单位档案室(馆、处、科)。如,主要保存全市各类房屋产权产籍档案的大连市房地产档案馆,就隶属于大连市国土资源与房屋管理局。

主持人:简要介绍一下市档案馆查阅档案和政府信息的环境与手段?

嘉宾:2009年以来,在市委、市领导的大力支持下,市档案局对查阅大厅进行了改扩建,面积由40平方米增加到300余平方米,设置了电子信息查阅区,并专门配备了盲人导读系统,为利用者提供了方便舒适的查阅环境。同时,我们将利用数量大、与百姓利益密切相关的工伤、医疗及养老保险、拆迁补助、离退休待遇、工龄认定、供热采暖等20多个民生热点档案和现行文件复印下来,按专题向百姓提供利用;与市人社局实现了民生档案利用范围、办事指南和查档咨询电话等查询、利用信息的共享;建立了全市破产企业留守人员联系名录,方便破产企业对档案的查询利用;编印了《大连市档案馆档案利用指南》,发放给全市各种不同层次和类型的社会利用群体,并将内容在大连档案信息网分期分批进行公布。

主持人:市档案馆开馆时间及查询电话?

嘉宾:档案查阅大厅的开放时间:周一至周四 上午 8:30-11:30;下午 13:00-17:00;周五 上午 8:30-11:30;下午 闭馆。咨询电话:82880795。

主持人:公民到档案馆利用档案是免费的吗?

嘉宾:社会组织及个人因工作查考、编史修志、学术研究、经济建设、落实政策、解决纠纷、办理退休、保险、工作调动等需要,经单位批准或持相关证件,可到市档案馆免费查阅相关的档案材料。但根据《档案法实施办法》及档案馆有关规定,复制相关材料,需交纳材料复印成本费。

主持人:馆藏哪些档案可向社会开放利用?

嘉宾:根据档案法律、法规和国家、省档案局有关档案利用工作的规定,市档案馆馆藏革命历史档案、建国后自形成之日起满30年并经过鉴定、系统整理和编目的档案确认勿需保密的,均可向社会开放利用。目前,市档案馆向社会开放利用的档案主要是党政机关文书档案和内容涉及职工招工录用、大中专毕业生分配、军转干部安置、干部调转、下放户回城审批和专业技术人员职称评审等方面的专题档案。此外,部分国有破产及产权变动企业档案(工资表)也向社会开放利用。

网友:查阅开放档案需要哪些手续?

嘉宾:本国公民持有居民身份证、工作证、介绍信,可直接到市档案馆查阅本馆已开放的档案;港、澳、台同胞和侨胞,须分别经市外事(侨务)办、市委对台办同意并提前向本馆提出书面申请,经本馆领导审核批准后,方可查阅本馆已开放的档案。外国组织或个人(含外籍华人),须持有效护照、市以上外事部门和上级档案管理部门出具的证明,经本馆领导审核批准后,方可查阅本馆已开放的档案。

网友:未开放档案能否查阅?查阅未开放档案应如何办理?

嘉宾:未开放档案,是指未到档案开放期限或虽已到开放期限,但内容涉及党和国家重大利益、国家安全、个人隐私等不宜开放或属于控制使用范围的档案。单位或个人因公务、学术研究等其它正当目的,凡审批手续符合规定和要求,均可以查阅未开放的档案。查阅本单位形成的未开放档案,须持本单位主要领导签批的单位公函或介绍信及查阅人身份证原件,说明查阅的目的、范围、方法(查阅、摘抄、复制),经本馆审核批准后,方可查阅。查阅非本单位形成的未开放档案,须经档案移交机关书面盖章同意(并由主要领导签批)后,持本单位主要领导签批的单位公函或介绍信及查阅人身份证原件,说明查阅的目的、范围、方法(查阅、摘抄、复制),经本馆审核批准后,方可查阅。公、检、法、纪检、安全等部门,查阅未开放的档案,除履行上述手续外,应持“立案调查”有关证明,经本馆审核批准后,方可查阅。

主持人:档案提供利用的方式有哪些?

嘉宾:市档案馆提供利用档案的方式主要有:阅览室查阅、提供档案复制件、出具档案证明、电函查档、档案利用咨询、网上查询和预约调卷服务等。利用者可以通过摘抄、复制、购买、函调、咨询等方法索取所需档案内容。

主持人:利用者查阅档案需要哪些程序?

嘉宾:到市档案馆查阅档案的主要程序是:寄存包裹-窗口受理申请-填写利用档案登记表-出示证件(身份证原件、工作证原件、介绍信等)-等候调卷-利用者阅览-提出复印申请-领取档案复印件-查阅结束。

主持人:利用者能否公布所摘抄、复制的档案?

嘉宾:利用者通过摘抄、复制等方式索取的档案信息,如不违反国家有关规定,可以在研究著述中引用,但不得擅自以任何形式公布。

网友:市档案馆馆藏档案能否外借?

嘉宾:为切实维护档案的完整与安全,除在本馆查阅利用档案外,市档案馆馆藏档案一律不予外借。

主持人:市档案馆专题档案包括哪些类别?

嘉宾:专题档案主要包括:1970-1990年市劳动局招工录用的职工劳动调配书;1958-2004年市人事局审批的大、中专院校毕业生介绍信、就业报到证或毕业生落户存根;1969-2000年市人事局审批的干部调转介绍信;1952-2000年市人事局军转干部分配介绍信存根;1953-2000年各主管局干部调转介绍信存根;1966-1997年市下乡办审批下放户回城审批表;1988-1995年市人事局审批的中级及部分高级职称文件;1946-1997年市劳动模范名册;部分国有破产、产权变动企业工资表。

主持人:利用者如何查阅与本人有关的专题档案?

嘉宾:利用者持居民身份、工作证等有效证件即可到市档案馆查阅与本人有关的专题档案。

主持人:公、检、法等单位如何查阅专题档案?

嘉宾:公、检、法等单位因办案需要查阅各类专题档案,须持县级以上公、检、法、纪检机构出具的司法调查专用介绍信和查阅人有效证件。

主持人:代理人如何查阅专题档案?

嘉宾:代理人受当事人委托查阅属于当事人的专题档案,须持当事人的授权委托书、当事人身份证原件及查阅人身份证原件或介绍信。代理人查阅婚姻档案,其当事人的授权委托书必须公证;当事人若在国外,须由所在地中国大使馆出具委托书。

主持人:律师如何查阅专题档案?

嘉宾:律师受当事人委托查阅属于当事人的专题档案,须持当事人的授权委托书、当事人身份证原件、律师事务所介绍信、律师证;律师查阅婚姻档案,其当事人的授权委托书必须公证。

网友:当事人过世,与其有关的专题档案如何查阅?

嘉宾:当事人过世,其亲属需要查阅与其有关的各类专题档案,查阅人须持当事人的死亡证明、组织机构出具的直系亲属证明及查阅人身份证原件。

主持人:其他单位和个人能否查阅非本人形成的专题档案?

嘉宾:专题档案一般仅限于当事人本人查阅。若单位查阅属于本单位工作人员的档案,须持当事人身份证原件和单位介绍信。若亲属代为查阅,须持当事人身份证原件、组织机构出具的直系亲属证明及查阅人身份证原件。

主持人:市档案馆可以为丢失档案的市民提供什么帮助?

嘉宾:职工补充个人档案,办理退休、社会、养老、医疗、失业、工伤等保险或寄存档案等,到市档案馆可查阅利用上述专题档案。

主持人:到哪里查阅婚姻登记档案和独生子女档案?

嘉宾:婚姻登记档案要到进行登记的婚姻登记处所在的区市县档案馆查阅;独生子女档案要到户口所在地的区市县档案馆查阅。

网友:市档案馆能查到个人档案吗?

嘉宾:市档案馆是不保管个人档案的,保管的是大连市市直机关各单位和部分破产及产权变动企业的档案。

网友:在市档案馆查到的个人首次参加工作的招工录用通知书和破产企业职工工资单是不是个人档案?

嘉宾:这些并非个人档案。个人首次参加工作的招工录用通知书是大连市劳动主管部门在某一历史时期全民或集体所有制单位招工及审批办理情况的记录;企业工资单是企业为劳动者定期发放及领取薪酬情况的记录。这些档案虽记载和反映了与个人有关的信息,但并不是真正意义上的个人档案,而是机关的文书档案和企业的会计档案。

网友:为什么有的人首次参加工作的证明在市档案馆能查到,而有的人却查不到?

嘉宾:这是由当时招工录用的审批办理部门决定的。如果招工录用手续是大连市劳动局统一审批办理的,则1990年以前大连市全民所有制单位招收固定工或集体所有制单位合同工的职工录用存根在市档案馆可以查到;如果招工录用手续由各区市县劳动局统一审批办理,则职工首次劳动调配证明要到各区市县档案馆查找。还有部分职工参加工作时未经市、区劳动局审批办理,而是由企业直接招工录用,则要到首次参加工作的单位查找。

网友:市档案馆保存知青下乡证明吗?如果没有,该到哪里去查?

嘉宾:许多档案利用者在办理退休和医疗、养老等社会保险时,常常被告知档案中工龄记录不全,特别是缺少知青下乡时的记录,要求到市档案馆查找知青下乡名册。其实市档案馆并不保留这样内容的档案。但如果从市劳动局年以前招收录用全民单位固定工或县区以上集体所有制单位合同工的招工登记表以及市革委会知青下乡办1972-1997年间办理的全市各单位下放户回城审批表中可以查到部分知青下乡时间的记录。上述档案中如查不到,则须到本人当年下乡或回城时户籍迁出或迁入的派出所查找户籍迁移证明并加盖公章。

网友:工人调转手续在哪里可以查到?

嘉宾:工人调转一般在甲乙两个单位间进行,多数情况下并不经过市直主管部门批准,因此许多利用者到市档案馆查不到自己的调转证明,这样个人档案中的工龄记录就会连续不上。如需补办,必须到职工原调出单位或调入单位查找单位文书档案中的工人调转介绍信存根或职工调转工资关系证明;或者查找调转前单位每年一张工资单及最后一个月工资单以及调转后单位第一个月的工资单及以后每年一张工资单,加盖单位公章。

主持人:查阅房屋产权、婚姻登记(或解除)、独生子女证明等档案到哪里可查?

嘉宾:除涉外婚姻登记档案外,大连市档案馆不保管上述内容的档案。利用者可到办理房屋登记的大连市房地产档案馆、婚姻登记(或解除)时所在地以及子女出生时户籍所地的区市县的档案馆进行查找。但如果解除婚姻关系由法院办理,则要到办理的法院查找。

网友:个人档案找不到了,在市档案馆是否有个备份?应到哪里查找?档案确认丢失后应如何补办?

嘉宾:市档案馆并不保管个人档案,所以个人档案丢失后是无法在市档案馆再“复制”一份的。但部分破产企业职工在办理退休和养老、医疗等社会保险,或高校毕业生就业后在办理档案寄存、工作调转、职称晋升时,常常不知道自己的档案在哪保管或无法找到个人档案。

嘉宾:这时,建议应首先到下列地方查找个人档案:一是本人工作单位;二是大连市公共职业介绍中心和就业管理中心;三是本人户籍所在区市县人力资源和社会保障局下设的劳动代理机构;四是大连市及各区市县人才服务中心;五是与企业破产留守人员沟通联系;五是咨询大连市破产企业主管部门。如确认个人档案已经丢失,则需按市人力资源和社会保障局提供的《档案丢失后的补办程序》,查找反映个人工龄连续记录的依据和凭证,补办相关档案。

网友:为什么有的政府信息在市档案馆查不到?

嘉宾:大连市档案馆是市政府指定的政府信息查阅中心之一。按照规定,市直各部门、各单位要公开的政府信息自形成或变更之日起20个工作日内,将纸质文本统一报到大连市政府政务公开办,再分送至各政府信息查阅中心。如果利用者在市档案馆未查到已公开的政府信息,请先登录“中国大连政府信息公开网”查询,或到大连市行政服务中心咨询。如确定相关信息尚未公开或未向市档案馆报送,则可在大连市政府信息公开网站申请在线查询,或到文件制发单位申请公开。

网友:现在政府信息已经公开了,为什么查阅有的档案还要履行审批手续?

嘉宾:政府公开信息利用和档案利用的要求是不同的。按照《大连市政府信息公开办法》规定,凡已公开的政府信息,利用者只要出具本人有效证件,便可到大连市档案馆查阅利用。对档案的利用,按照《档案法》的规定:国家档案馆保管的档案,一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限,可以多于三十年。因此,凡未到档案开放期限或虽已到开放期限,但内容涉及党和国家重大利益、国家安全、个人隐私等不宜开放或属于控制使用范围的档案属于未开放档案。利用未开放档案,必须遵守《大连市档案馆未开放档案利用规定》,履行相关审批手续,经档案馆审查批准后方可查阅。

主持人:什么是职工档案?

嘉宾:企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据,是国家档案的组成部分。

主持人:如何补办丢失的职工档案?

嘉宾:根据《辽宁省企业职工档案管理暂行规定》补充意见(辽档发[2005]9号)中第二条中规定,方法如下:(一)能补办档案的,应遵循以下办法:1、用人单位、用人单位主管部门、档案保管单位或职工本人向属地劳动和社会保障行政部门提出申请,职工本人提供身份证、户口原件及复印件,劳动和社会保障部门予以备案;2、用人单位、用人单位主管部门、档案保管单位或个人进行补办;3、补办时要将职工档案补齐,或者将要件补全。要件具体有:工龄确认表、工资验封卡、劳动合同、招工录用手续、下乡知识青年插队落户名册和地点、入伍登记表、退伍军人登记表、军官转业审批报告表等材料原件及复印件。原件到该人原始招工部门、用人单位属地档案馆或其他相关部门查找,复印件必须加盖存档单位公章。

嘉宾:(二)档案要件无法补齐的,由同级劳动和社会保障行政部门依据社会保障基本信息记载的资料为根据,出具证明,同时由用人单位、用人单位主管部门或个人到本人户口属地派出所及居住地街道办事处开据无前科证明。

网友:在职职工档案都在哪些地方保存?

嘉宾:1、职工所在的用人单位;2、人社局下属的劳动代理机构;3、人才服务中心。

主持人:工作发生变动的职工档案如何转递?

嘉宾:职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除辞退等,应由职工所在单位在一个月内将其档案转新的用人单位或劳动代理机构。

主持人:单位转递职工档案须遵守什么规定?

嘉宾:1、对外转出的档案应使用职工档案转递通知单的项目登记,并密封包装。2、对转出的材料不得扣留或分批转出。3、接收单位或劳动代理机构收到档案经核对无误后,应在回执上签名、盖章并将回执立即退回,转出单位逾期15日(跨地区调动逾期30日内)未收到回执的应及时追查以防丢失。《职工档案转递通知单》由原部门保存15年以上。

网友:离退休人员档案如不在原单位保管上哪找?

嘉宾:1、具备保管条件的街道和社区的退休人员档案管理机构;2、户口所在地退管中心。

网友:本人可以持有自己的档案么?

嘉宾:依据《大连市职工档案管理办法》,严禁个人保管自己和他人档案。

网友:自费出国人员档案在哪保存?

嘉宾:自谋职业人员、自费出国人员和个体工商户的雇员档案,由劳动代理机构进行管理。

主持人:外地来连人员的档案如何安置?

嘉宾:外地来连人员的工作单位如有保管职工档案的资质,可以将其档案直接调转到其用人单位;如不具备保管资质,可将其档案存放到市人社局下属的人才服务中心或劳动代理机构。

主持人:今天的访谈就进行到这里了,感谢嘉宾们的解答和广大网友的关注,我们下期见。